A bankszámlakivonat egy dolgot mutat, a könyvelésed viszont mást.
Minden hónapban lezárod a könyvelést, és minden hónapban valami nem stimmel. Egy fizetés, ami két bankszámlakivonatra oszlik. Egy javító számla, ami akkor érkezik, amikor az időszak már le van zárva. Egy beszállítói hivatkozás, ami nem egyezik a számlaszámmal. Valaki egy napot – néha többet – tölt azzal, hogy kézzel, Excelben járjon utána, mielőtt a könyvelő egyáltalán elkezdhetné a munkát.
Mibe kerül ez neked
Ez nem olyan adatprobléma, amit csak egyszer veszel észre. Ez egy olyan adó, amit minden egyes hónapban fizetsz: azok az órák, amelyeket valaki az exportált adatok újraformázásával, a hiányzó számlák felkutatásával és olyan számok újbóli ellenőrzésével tölt el, amelyekben senki sem bízik teljesen, még akkor sem, ha már „kész” vannak. Szorozd ezt meg minden zárással, minden hitelkérelemmel, minden vezetői megbeszéléssel, ahol a válasz az, hogy «adjatok pár napot» – és a valódi költség nem az órákban rejlik. Hanem azokban a döntésekben, amelyeket a kelleténél később hozol meg, olyan számok alapján, amelyekben nem vagy biztos.
Mit kezd ezzel a DataStuds
Olyan adatfolyamatot építünk ki, amely a forrásnál rögzíti a számla- és banki adatokat, automatikusan összehangolja azokat a tényleges eseményekkel, és már ellenőrzött számokat ad át a könyvelődnek – vagy neked. Nincs többé újabb exportformátum, amivel bajlódni kell. Egy rendszer, amely áthidalja a különbséget a bankszámlakivonat és a könyvelés között, így a havi kapkodásnak vége. Konkrét eredmény: ami korábban napokig tartó kézi összevetést igényelt, az most már ugyanazon a napon lezárható, minden szám mögött auditnyomvonallal.
A bizonyíték
Ezt már megvalósítottuk – éppen egy klinikán.
Pontosan ezt a mintát építettük ki korábban is – csak éppen az egészségügyi szektorban, nem a pénzügyi ágazatban. Egy 110 fős klinika esetében automatizáltuk a számlák rögzítését közvetlenül a magyar adóhatóság adatbázisából (ezzel megszüntetve azt a 600–700 számlát évente, amelyet a könyvelő korábban hiányzó dokumentumok miatt visszautasított), és létrehoztunk egy készpénz- és pénztár-egyeztetést hét pénztárgép és két telephely között, minden tranzakcióhoz teljes auditnyomvonallal. Az alapul szolgáló technológia – egyszeri rögzítés, automatikus egyeztetés, tiszta adatok átadása – ugyanaz, függetlenül attól, hogy a vállalkozás klinika vagy könyvelőiroda.
A következő lépés
Nem tudod pontosan, hol csúszik el az egyeztetés?
Egy fix áras audit feltérképezi az adatforrásaidat, pontosan megmutatja, hol vannak a hiányok és az eltérések, és priorizált tervet ad – még mielőtt bármilyen javításba belevágnál.