A személyzet még mindig kézzel számolja ki a jutalékokat, miközben a betegek várnak.
Egy orvos befejezi a műszakját. A recepciós kézzel, papíron kezdi el kiszámolni a jutalékot, miközben a következő beteg vár, az orvos – aki már menni szeretne – ott áll mellette, és sürgeti, hogy gyorsabban végezzen. Feszült a hangulat, lassú a folyamat, és olyan gyakran történik hiba, hogy senki sem bízik teljes mértékben a végeredményben. És ez csak a recepció. Mögötte pedig: papírszámlák, amelyek eltűnnek, mielőtt eljutnának a könyvelőhöz; készpénz-előlegek, amelyekről senki sem tud teljes körűen elszámolni; valamint olyan készletek, amelyeket emlékezetből nyomon követnek, amíg ez már nem lehetséges.
Mibe kerül ez neked
Ezek a manuális lépések mindegyike olyan pont, ahol pénz, idő vagy bizalom szivárog el – és az egészségügyben ezt még a szabályozási követelmények is súlyosbítják. A betegadatokat, a személyzeti nyilvántartásokat és a pénzügyi információkat mind a szabályozási előírásoknak megfelelően kell kezelni, ami azt jelenti, hogy azok az improvizált megoldások, amelyek más iparágakban működhetnek (egy megosztott táblázat, egy személyes Gmail-fiók), itt nem csupán hatástalanok. Hanem kockázatot jelentenek.
Mit kezd ezzel a DataStuds
Olyan rendszereket építünk, amelyek kiküszöbölik a manuális lépéseket anélkül, hogy eltávolítanák a valóban fontos emberi ítélőképességet. A jutalék kiszámítása automatikus és ellenőrizhetővé válik. A számlaadatokat a forrásnál rögzítjük, ahelyett, hogy utólag kellene utánuk kutatni. A készletállomány automatikusan frissül, amikor valaki beolvassa a szállítmányt, ahelyett, hogy az követné nyomon, akinek eszébe jut leírni. Mindezt úgy alakítottuk ki, hogy az első naptól kezdve megfeleljen az egészségügyi előírásoknak – nem pedig utólag illesztettük be.
A bizonyíték
Ez nem hipotetikus példa.
Egy 110 fős budapesti magánklinika esetében – amely két helyszínen működik – három évet töltöttünk azzal, hogy pontosan ezt a fajta manuális munkát váltottuk ki: egy jutalékszámító rendszer, amely véget vetett a recepciósok számolgatásának; a magyar adóhatóságtól érkező számlák automatizált rögzítése (amelynek köszönhetően az évi 600–700 elutasított számla száma egy maroknyira csökkent); a készpénz-előlegek nyomon követése nyugta-beolvasással, teljes auditnyomvonallal; a hét pénztárgép közötti pénztári egyeztetés; valamint a két telephelyen történő készletnyilvántartás vonalkód-beolvasással. Mindezt a GDPR és az egészségügyi előírásoknak megfelelően valósítottuk meg, és a rendszer ma is zavartalanul működik.
A következő lépés
Szeretnéd pontosan tudni, hol vannak a klinikád adathiányai?
Egy fix áras audit felméri a rendszereidet, jelzi a szabályozási szempontból releváns hiányosságokat, és priorizált tervet ad neked – még mielőtt bármilyen javításba belevágnál.